Dalam menjalankan suatu bisnis pasti hal pertama yang Anda butuhkan setelah perencanaan dan modal adalah tempat di mana kegiatan operasional bisnis dilakukan. Kantor menjadi hal penting yang dibutuhkan ketika bisnis Anda mulai berjalan. Namun, menyewa gedung ataupun ruko menjadi hal yang mungkin belum menjadi prioritas bagi bisnis rintisan atau bisnis startup. Dengan modal yang terbatas, kebanyakan startup tidak menganggap kantor menjadi prioritas utama dan memilih untuk mengalokasikan modalnya untuk mengembangkan produk. Namun, di era teknologi dan informasi ini, jenis kantor mulai berkembang. Anda tidak perlu lagi terpaku pada ruko atau menyewa suatu unit pada gedung perkantoran, karena Anda dapat bekerja di mana saja. Di bawah ini Libera.id akan menjabarakan beberapa jenis kantor modern yang cocok Anda gunakan untuk menjalankan bisnis beserta perjanjian sewa menyewa yang harus Anda perhatikan.

Jenis-Jenis Kantor Modern yang Cocok untuk Startup

Terdapat 3 jenis kantor modern yang kini banyak digemari pemilik bisnis startup, seperti Virtual Office, Serviced Office, dan Coworking Space. Apa perbedaannya dan bagaimana hukumnya jika Anda berencana menggunakan ketiga jenis kantor tersebut?

a. Virtual Office

Ketika bisnis Anda memiliki jam kerja yang fleksibel dan tidak mengharuskan karyawan untuk berada di kantor setiap hari, Virtual Office bisa menjadi pilihan bagi Anda. Virtual Office merupakan satu kantor bersama yang disediakan oleh penyedia jasa Virtual Office, di mana alamat kantor tersebut dapat digunakan oleh beberapa perusahaan lainnya. Mengapa hanya alamatnya yang digunakan? Karena sesungguhnya tidak terdapat kantor secara fisik yang digunakan oleh perusahaan yang menyewa Virtual Office, melainkan perusahaan hanya menyewa alamat kantor tersebut. Sementara itu, kegiatan operasional perusahaan tidak dilakukan di kantor penyedia jasa Virtual Office.

Dalam hal ini, pemerintah juga turut mendukung bisnis-bisnis startup dengan mengizinkan penggunaan Virtual Office sebagai domisili bisnis Anda. Sebagai contoh di DKI Jakarta, terdapat Surat Edaran Kepala BPTSP DKI Jakarta No. 06/SE/2016 yang mengizinkan pebisnis menggunakan virtual office untuk dicantumkan di Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP) dengan masa berlaku virtual office selama 1 tahun. Namun, Anda dapat mengajukan perpanjangan SKDP atas Virtual Office ke pemerintah terkait.

Dengan adanya Virtual Office, Anda tidak hanya menghemat waktu dan tenaga untuk perjalanan ke kantor, tapi Anda juga dapat menghemat biaya sewa. Lalu apa saja keuntungan Virtual Office bagi bisnis startup?

1. Meningkatkan citra dan branding perusahaan dengan alamat kantor di pusat bisnis.
2. Fleksibilitas waktu dan tempat bekerja, bisa dari mana pun dan kapan pun.
3. Memiliki domisili perusahaan yang sah, sehingga mempermudah pengurusan pendirian perusahaan dan izin usaha.

b. Serviced Office

Berbeda dengan Virtual Office, Serviced Office memiliki ruang-ruang kantor yang dapat ditempati secara nyata dan dilengkapi dengan fasilitas kantor pada umumnya.  Jika Anda pemilik bisnis startup yang ingin memiliki kredibilitas tinggi dengan memiliki kantor di pusat kota, Serviced Office pilihannya. Pada umumnya, dengan menyewa Serviced Office Anda tidak perlu lagi membeli perlengkapan kantor, seperti meja, lemari, kursi, dan sebagainya. Selain itu, Serviced Office yang lengkap biasanya juga sudah menyediakan nomor telepon, internet, hingga meeting room.

Ruang kantor yang disewakan tidak terlalu luas, sehingga cocok bagi pemilik bisnis startup yang jumlah karyawannya masih di bawah 8 orang. Dengan menggunakan Serviced Office, Anda dapat menghemat biaya operasional karena Anda hanya menyewa ruangan yang memang diperlukan dan harganya yang relatif murah. Selain itu, ada banyak keuntungan lagi yang bisa Anda dapatkan dengan menyewa Serviced Office seperti:

1. Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP) berlaku lebih dari setahun (sesuai dengan perjanjian sewa yang telah disepakati), sehingga Anda dapat lebih fokus mengembangkan bisnis tanpa perlu mengurus perizinan tiap tahunnya.
2. Tidak perlu membeli perlengkapan dan peralatan perkantoran.
3. Menyediakan ruangan yang dapat disesuaikan dengan jumlah karyawan.
4. Telah dilengkapi resepsionis dan cleaning service serta dilengkapi jaringan internet.
5. Tidak membutuhkan biaya maintenance.
6. Memiliki layanan meeting room dan event space.

c. Coworking Space

Coworking Space bukan hanya sekedar ruang kerja, namun juga sebagai tempat membangun komunitas. Di mana, jika memilih Coworking Space, Anda akan bekerja bersama dengan beberapa orang lain dari perusahaan-perusahaan yang berbeda dalam satu tempat. Tempat ini mengedepankan konsep sharing atau berbagi, sehingga Anda dapat menyewa tempat ini per individu, per tim, ataupun per perusahaan. Dan untuk tempat bekerja, Anda dapat berpindah kemana pun sesuai yang Anda inginkan.

Menyewa Coworking Space hampir sama dengan Coworking Space, di mana penyedia atau pemilik Coworking biasanya sudah menyediakan fasilitas untuk bekerja, seperti Internet, meeting room, makanan ringan, dan sebagainya. Selain itu, Anda juga akan dibantu resepsionis professional untuk menjawab telepon ataupun menerima surat dan paket yang masuk. Bukan hanya itu, jika Anda membutuhkan domisili untuk pengurusan legalitas bisnis, beberapa Coworking Space juga menyediakan layanan Virtual Office untuk alamat kantor bagi bisnis Anda. Selain itu banyak juga manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan menyewa coworking space seperti:

1. Biaya sewa lebih mudah, mulai dari Rp50 ribu per hari atau Rp1 juta sebulan.
2. Menyediakan meeting room dan event area yang dapat digunakan kapan saja sesuai kebutuhan.
3. Bebas memilih tempat bekerja yang Anda suka, sehingga membuat produktivitas meningkat.
4. Membangun network dan komunitas baru.
5. Sharing knowledge dengan member lain.

Dokumen Hukum yang Perlu Diperhatikan Saat Menyewa Kantor

a. Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP)

Umumnya, pengusaha menyewa Virtual Office dan Serviced Office untuk mengurus dokumen legalitas perusahaannya. Karena Virtual Office dan Serviced Office dapat digunakan sebagai alamat perusahaan yang tertera di Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP). Dengan memiliki surat ini, domisili perusahaan Anda telah diakui dan merupakan surat keterangan yang menegaskan bahwa benar perusahaan Anda berdomisili pada alamat yang tertera di dalam SKDP tersebut. Bukan hanya itu, SKDP ini juga menjadi syarat wajib ketika Anda ingin mengurus SIUP, NPWP, dan dokumen perizinan. Ketika Anda menggunakan Virtual Office maupun Serviced Office, pastikan bahwa penyedia jasa kantor tersebut memberikan dokumen-dokumen yang dibutuhkan agar Anda dapat mengurus SKDP. Dokumen tersebut antara lain seperti bukti bayar PBB gedung dan foto kantor.

b. Perjanjian Sewa Menyewa Kantor

Perjanjian sewa menyewa menjadi hal terpenting yang harus Anda pikirkan ketika ingin menyewa sebuah kantor untuk kegiatan bisnis Anda. Perjanjian sewa menyewa ini dibuat antara Anda dengan penyedia jasa kantor (Coworking Space, Virtual Office, atau Serviced office) yang umumnya mengatur tentang hak dan kewajiban masing-masing pihak, harga sewa, jangka waktu sewa, rincian fasilitas yang diperoleh, serta poin tambahan lainnya. Beberapa penyedia jasa kantor ada yang mewajibkan Anda sebagai penyewa untuk memberikan deposit dan akan dikembalikan pada saat masa sewa berakhir. Mekanisme pengembalian inilah yang perlu Anda perhatikan.

Namun, biasanya penyedia jasa kantor telah menyediakan perjanjian sewa menyewa, sehingga Anda hanya perlu melihat dan memerhatikan isi perjanjian secara detail dan lakukan negosiasi ketika isi dalam perjanjian berat sebelah dan merugikan Anda. Perjanjian inilah yang berfungsi sebagai landasan aturan yang berlaku bagi Anda dan penyedia jasa kantor. Selain itu, perjanjian sewa ini juga dibutuhkan pada saat Anda mengajukan permohonan untuk mengurus SKDP ke pemerintah terkait.

Contoh Surat Perjanjian Sewa Menyewa

Itulah beberapa jenis kantor beserta perjanjian sewa menyewa yang dapat Anda pilih dan perhatikan. Libera hadir sebagai konsultan legal yang dapat membantu Anda membuat kontrak lebih mudah dan tepat. Libera didirikan oleh konsultan hukum lulusan perguruan tinggi terbaik dan berpengalaman lebih dari 5 tahun, sehingga Anda akan mendapatkan kontrak sesuai dengan yang dibutuhkan bisnis Anda. Jadi tunggu apalagi? Konsultasikan kebutuhan pembuatan kontrak Anda sekarang!