Keberadaan notaris mungkin cukup lekat dengan kehidupan sehari-hari Anda sebagai pebisnis, misalnya ketika Anda mendirikan startup Anda dengan membuat perseroan terbatas (PT), Anda berhadapan dengan notaris untuk memproses akta pendirian PT. Namun, faktanya pekerjaan notaris tidak hanya sekedar membuat akta seperti akta pendirian PT.

Notaris merupakan pejabat umum yang diakui negara sehingga dalam menjalankan profesinya, notaris harus mematuhi ketentuan yang diatur dalam Undang-Undang No. 2/2014 tentang Perubahan Atas Undang-Undang No. 30/2004 tentang Jabatan Notaris (“UU Jabatan Notaris”) serta kode etik notaris. Wewenang yang dimiliki notaris diatur dalam Pasal 15 ayat (1) dan ayat (2) UU Jabatan Notaris, antara lain:

1. Membuat akta otentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan penetapan yang diharuskan oleh peraturan perundang-undangan dan/atau yang dikehendaki oleh yang berkepentingan untuk dinyatakan dalam akta otentik, menjamin kepastian tanggal pembuatan akta, menyimpan akta, memberikan grosse, salinan dan kutipan akta, semuanya itu sepanjang pembuatan akta itu tidak juga ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat lain atau orang lain yang ditetapkan oleh undang-undang;
2. mlMengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus (legalisasi);
3. Membukukan surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus;
4. Membuat salinan dari asli surat di bawah tangan berupa salinan yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan;
5. Melakukan pengesahan kecocokan fotokopi dengan surat aslinya;
6. Memberikan penyuluhan hukum sehubungan dengan pembuatan akta;
7. Membuat akta yang berkaitan dengan pertanahan; atau
8. Membuat akta risalah lelang.

Baca Juga: Perjanjian Notaris: Peran Notaris Dalam Perjanjian & Kekuatan Hukumnya

Berdasarkan wewenang itulah timbul istilah-istilah yang sering kita dengar seperti akta notaris, legalisasi, dan waarmerking. Lalu apa perbedaan di antara 3 istilah tersebut? Di bawah ini, LIBERA akan menjelaskan lebih detail mengenai perbedaan ketiga istilah tersebut agar Anda dapat memilih sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Akta Notaris

Seperti yang telah disebutkan pada Pasal 15 ayat (1) UU Jabatan Notaris, notaris berwenang untuk membuat akta otentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan penetapan yang diharuskan oleh peraturan perundang-undangan yang dikehendaki oleh pihak berkepentingan untuk dinyatakan dalam akta otentik. Apa yang dimaksud dengan akta otentik? Menurut Pasal 1868 KUHPerdata, akta otentik merupakan perjanjian yang dibuat dalam bentuk yang telah ditentukan oleh undang-undang oleh pejabat yang berwenang, dalam hal ini notaris dan dibuat di tempat kedudukan pejabat umum tersebut. Jadi, dapat disimpulkan bahawa akta notaris merupakan akta atau perjanjian yang dibuat oleh notaris atau di hadapan notaris, sebagaimana didefinisikan secara spesifik dalam Pasal 1 ayat (7) UU Jabatan Notaris. Sebagai contoh, akta pendirian PT atau berita acara Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) yang dibuat dalam bentuk akta notaris sehingga dapat dianggap sebagai akta otentik.

Legalisasi

Pasal 15 ayat (2) huruf a UU Jabatan Notaris telah menjelaskan bahwa wewenang notaris bukan hanya untuk membuat akta otentik, namun juga memiliki wewenang untuk mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat di bawah tangan dengan mendaftarkannya dalam buku khusus. Ketentuan ini merupakan legalisasi terhadap akta di bawah tangan yang dibuat sendiri oleh para pihak yang terlibat untuk kemudian disahkan di hadapan notaris dan didaftarkan dalam buku khusus yang disediakan oleh notaris.

Artinya, para pihak yang membuat akta di bawah tangan tersebut menandatanganinya di hadapan notaris. Sehingga tanggal penandatanganan dokumen adalah sama dengan tanggal legalisasi dari notaris. Dengan adanya legalisasi, notaris menjamin keabsahan tanda tangan para pihak yang terlibat. Biasanya, notaris juga dapat membacakan atau menjelaskan isi dari dokumen tersebut di hadapan para pihak sebelum para pihak menandatanganinya.

Waarmerking

Pasal 15 ayat (2) huruf b UU Jabatan Notaris juga menyebutkan bahwa notaris berwenang untuk membukukan surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus yang disediakan oleh notaris. Proses inilah yang disebut dengan Waarmerking, di mana notaris hanya akan mendaftarkan akta di bawah tangan yang sudah ditandatangani para pihak yang terlibat ke dalam buku khusus. Dengan kata lain, akta di bawah tangan ini tidak ditandatangani di hadapan notaris, namun sudah ditandatangani sebelumnya sehingga tanggal penandatanganan dan tanggal pendaftaran berbeda.

Tujuan suatu akta di bawah tangan di waarmerking adalah untuk membuktikan bahwa selain para pihak yang terlibat, ada pihak lain yakni notaris yang mengetahui soal kesepakatan para pihak yang dicantumkan dalam akta di bawah tangan tersebut. Namun, perlu digarisbawahi bahwa hak dan kewajiban para pihak lahir pada saat penandatanganan akta di bawah tangan yang telah dilakukan para pihak, bukan saat pendaftaran kepada notaris.

Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa akta otentik berbeda dengan proses legalisasi maupun waarmerking yang pada dasarnya merupakan akta di bawah tangan dan tidak dibuat oleh notaris. Di mana, akta di bawah tangan tidak memiliki kekuatan hukum yang kuat seperti akta otentik. Selain itu, ada dokumen tertentu yang memang membutuhkan akta otentik agar dapat dianggap sah, seperti akta hibah yang wajib dibuat oleh notaris agar hibah tersebut sah.

Agar tidak keliru dan salah pengertian, ada baiknya Anda menanyakan langsung perbedaan ketiga istilah tersebut di LIBERA.id. Hanya di LIBERA, Anda dapat melakukan konsultasi masalah hukum secara gratis dan lebih mudah, karena Anda dapat mengaksesnya kapan dan di mana saja dengan koneksi Internet.

Selain itu, Anda juga dapat meminta bantuan LIBERA.id untuk membuat seluruh surat perjanjian Anda dengan lebih aman dan nyaman. Karena LIBERA memiliki tim profesional hukum yang telah berpengalaman di dunia hukum dan bisnis. Dengan LIBERA, Anda dapat membuat kontrak lebih mudah dan berkualitas law firm dengan biaya yang terjangkau. Segera konsultasikan masalah hukum dan buat kontrak bisnis Anda di LIBERA.id.