Ingin Ikut Tender dengan Nilai Miliaran Rupiah? Ini Syarat Mengikuti Tender yang Perlu Disiapkan

Siapa yang tidak ingin mendapatkan tender besar dengan jumlah ratusan bahkan miliaran rupiah? Setiap orang pasti ingin dan berharap suatu saat nanti bisa mendapatkan tender dengan jumlah yang besar. Namun, ternyata untuk mengikuti tender dengan jumlah besar tidaklah mudah, ada beberapa syarat mengikuti tender yang harus dipenuhi, salah satunya persyaratan legalitas.

Agar lebih jelasnya mengenai syarat mengikuti tender dan langkah-langkah yang harus Anda lalui, maka di bawah ini LIBERA akan menjabarkannya satu per satu agar Anda lebih memahaminya.

Apa itu Tender?

Sebelum membahas persyaratan mengikuti tender, tentunya Anda harus paham dulu apa itu sebenarnya tender? Tender adalah aktivitas di mana perusahaan (vendor) bersaing untuk mendapatkan sebuah proyek dari perusahaan penyelenggara. Sedangkan, berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), tender adalah suatu nilai tawaran untuk mengajukan harga atau menyediakan barang.

Tender dengan nilai besar biasanya sering dilakukan oleh pemerintah. Di mana, tender dalam pemerintahan telah diatur secara resmi dalam Peraturan Presiden (Perpres). Hal ini dilakukan untuk memastikan jika proyek tersebut menggunakan dana negara yang dilakukan secara adil, transparan, dan akuntabel.

Untuk proses seleksi tender, biasanya perusahaan penyelenggara akan mengundang vendor sebagai penjual atau penyedia barang/jasa untuk memberikan penawaran harga dan kualitas barang/jasa yang dibutuhkan. Kemudian, penyedia barang/jasa yang akan menang umumnya adalah penyedia yang bisa memberikan penawaran harga dengan kualitas terbaik dan biaya terjangkau.

Siapa Saja yang Boleh Mengikuti Tender?

Perpres Nomor 16 Tahun 2018 tidak menyebutkan bahwa perusahaan yang diperbolehkan mengikuti tender pengadaan barang dan jasa haruslah membuat perusahaan berbadan hukum. Namun, dalam Perpres tersebut disebutkan bahwa penyedia jasa adalah pelaku usaha yang menyediakan jasa berdasarkan kontrak.

Pelaku usaha yang dimaksud di sini adalah setiap orang, perorangan, atau badan usaha, baik yang berbadan hukum atau bukan yang didirikan dan berkedudukan atau melakukan kegiatan dalam wilayah Indonesia. Sehingga, dapat disimpulkan bahwa penyedia barang/jasa yang diperbolehkan mengikuti tender adalah seluruh badan usaha berskala, baik mikro, kecil, menengah atau besar yang legal secara administrasi.

Namun, dalam Pasal 65 Peraturan Pemerintah No.12 Tahun 2021, pelaku usaha kecil yang dapat mengikuti pengadaan barang/jasa dari pemerintah terdiri atas usaha mikro dan usaha kecil dengan nilai pagu anggaran maksimal Rp15 miliar untuk pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya. 

Syarat Mengikuti Tender yang Perlu Disiapkan

Untuk persyaratan tender masing-masing perusahaan tentu memiliki syarat dan ketentuan yang berbeda-beda. Namun, umumnya ada beberapa persyaratan yang biasanya akan diminta oleh penyelenggara tender, khususnya jika penyelenggara tender adalah pemerintah.

Di bawah ini adalah beberapa persyaratan yang harus dipenuhi oleh para calon penyedia yang ingin mengikuti tender di pemerintahan. Jadi, bagi Anda yang ingin mengikutinya, pastikan Anda telah memenuhi beberapa persyaratan di bawah ini.

1. Legalitas perusahaan yang dapat dibuktikan dengan Akta Perusahaan, Tanda Daftar Perusahaan (TDP), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dan dokumen kualifikasi lain yang disyaratkan penyelenggara tender.
2. Penawaran harga dan barang/jasa sesuai ketentuan yang berlaku seperti garansi dan memberikan penawaran dengan kualitas terbaik.
3. Teliti ketika mengisi dokumen penawaran dengan memperhatikan penjelasan yang diberikan dan hindari untuk mengubah deskripsi dalam dokumen tersebut.
4. Jika menang tender, maka Anda wajib memberikan barang/jasa yang sesuai spesifikasi, tipe, jenis dan jumlah volume yang telah dijabarkan dalam dokumen penawaran sebelumnya.

Tahapan Mengikuti Tender

Setelah Anda memahami dan memenuhi persyaratan mengikuti tender, maka sekarang saatnya Anda mengetahui tahapan umum dalam mengikuti tender. Bagaimana tahapannya? 

1. Vendor mendapat undangan

Pelaku usaha yang boleh mengikuti tender adalah mereka yang telah mendapatkan undangan dari pihak penyelenggara. Sehingga, tidak sembarang pelaku usaha yang bisa mengikutinya.

Umumnya, penyelenggara tender akan menghubungi vendor atau penyedia barang/jasa yang sudah biasa mengikuti tender. Namun, ada beberapa kasus perusahaan bisa mengundang perusahaan lain untuk ikut tender walaupun sebelumnya belum pernah mengikuti tender.

2. Penyelenggara memberikan penjelasan tender

Setelah mendapatkan undangan resmi dari penyelenggara tender, maka seluruh peserta yang diundang dalam tender tersebut akan diberikan spenjelasan secara terbuka oleh penyelenggara tender. Biasanya, informasi yang akan diinformasikan terkait cara penilaian, persyaratan legalitas yang perlu dipenuhi, teknis mengikuti tender, dan sebagainya. 

Agar bisa mengikuti tender ini, maka perusahaan yang mendapat undangan harus memenuhi syarat legalnya seperti copy akta notaris, NPWP, laporan pajak, laporan keuangan tiga tahun terakhir, dan lain sebagainya.

3. Pengajuan proposal teknis

Tahap selanjutnya yang harus dilakukan adalah pengajuan proposal teknis yang akan dilakukan oleh Anda sebagai penyedia barang/jasa. Untuk proyek dengan nilai kecil, penyedia barang/jasa biasanya tidak dikenakan biaya tender. Namun, untuk proyek bernilai besar biasanya ada biaya tender yang bisa dicairkan ketika proses tender selesai.

4. Undangan presentasi proposal

Setelah proposal teknis diajukan, maka pihak penyelenggara akan menyaring proposal dan memilih beberapa proposal yang sesuai kriteria. Jika proposal Anda terpilih, maka Anda akan mendapat undangan presentasi proposal dan akan diminta untuk melakukan presentasi di hadapan tim penyelenggara terkait penawaran harga dan produk yang ditawarkan.

Umumnya, di tahap ini peserta tender sudah diwajibkan memberikan bank garansi (yang diterbitkan pihak bank atau asuransi). Di mana, bank garansi ini sering juga disebut perjanjian yang berisi jaminan jika proyek tidak bisa diselesaikan dengan baik, maka uang yang disimpan di bank garansi akan menjadi hak milik penyelenggara tender dan tidak bisa dicairkan oleh vendor atau penyedia barang/jasa.

5. Pengumuman hasil presentasi

Pada tahap ini, pihak penyelenggara tender akan memberikan pengumuman hasil presentasi tender yang umumnya akan disampaikan ke masing-masing perusahaan. Jika perusahaan Anda lolos di tahap ini, maka Anda akan mendapatkan undangan untuk masuk ke tahap selanjutnya yaitu tahap auction dengan memasukkan harga.

6. Tahap auction

Tahap auction merupakan tajap akhir. Disinilah pihak penyelenggara akan mencari dan memilih pemenang tender dengan melihat harga dan produk terbaik. Vendor yang menjadi pemenang akan diberikan agreement atau perjanjian untuk melaksanakan proyek yang terdiri dari beberapa hal dan ketentuan seperti garansi atau jaminan, pernyataan bahwa harganya normal, dan persyaratan sejenisnya.

Nah, itulah beberapa syarat mengikuti tender dan tahapan yang akan Anda lalui ketika ingin mengikuti tender. Sebelum mengikuti tender, pastikan Anda telah memenuhi persyaratan legalitas yang dibutuhkan.

Jika belum, Anda bisa mengurusnya sekarang juga agar bisa mengikuti tender dan memenangkannya. Anda bisa mengurus legalitas lebih mudah dengan memanfaatkan layanan perizinan dan legalitas dari LIBERA.id.

Dengan LIBERA.id, Anda tidak perlu repot mondar-mandir mengurus perizinan, karena semuanya akan dibantu oleh tim profesional dari LIBERA. Sehingga, Anda bisa lebih fokus mendapatkan proyek maupun tender besar. Jadi tunggu apalagi? Urus sekarang juga legalitas perusahaan Anda bersama LIBERA.id!