Mau Menggunakan Jasa Virtual Office? Pahami Dulu Ketentuan & Aturannya!

Di era modern seperti sekarang memiliki alamat kantor di pusat kota bukanlah hal yang sulit dan mustahil. Bisnis yang baru merintis dan memiliki modal kecil pun bisa memiliki alamat kantor di pusat kota, yaitu dengan menggunakan jasa virtual office. Namun sebelum menggunakannya, pastikan Anda memahami terlebih dulu apa itu sebenarnya virtual office?

Apa itu Virtual Office?

Virtual office atau kantor virtual merupakan jenis kantor sewa non-fisik yang alamatnya dapat digunakan sebagai legal bisnis untuk mendapatkan berbagai fasilitas kantor. Umumnya, kantor jenis ini digunakan bersama oleh beberapa perusahaan. Meski bentuknya virtual, alamat kantor ini tetap resmi dan mendapatkan izin yang dapat digunakan sebagai keperluan surat menyurat dan dikelola oleh resepsionis asli secara profesional.

Namun, tidak semua jenis usaha diperbolehkan menggunakan jasa virtual office. Misalnya saja bisnis jasa pariwisata, e-commerce, konstruksi, properti, event organizer, dan usaha transportasi. Di mana, menurut peraturan yang berlaku, beberapa usaha tersebut harus mencantumkan alamat dan lokasi kantor yang jelas.

Baca Juga: Mau Menggunakan Virtual Office? Cek Dulu, Apakah Jenis Usaha Anda Diperbolehkan atau Dilarang!

Kelebihan & Kekurangan Jasa Virtual Office

Penggunaan jenis kantor ini semakin populer, terutama bagi perusahaan startup atau UMKM yang baru ingin memulai mengembangkan usahanya. Nah, sebelum Anda memilih virtual office, di bawah ini adalah kelebihan dan kekurangan jasa virtual office.

1. Kelebihan

• Biaya sewa lebih terjangkau karena tidak membutuhkan ruang kantor yang luas namun tetap mendapatkan fungsi-fungsi utama dari suatu kantor.
• Karyawan bekerja lebih fleksibel dan tidak harus datang ke kantor.
• Branding usaha tetap optimal karena alamat kantor dikelola tim profesional.
• Tidak butuh biaya perlengkapan dan peralatan kantor seperti meja, kursi, rak, dan sebagainya.

2. Kekurangan

• Izin usaha diberikan secara terbatas, misalnya TDP virtual office hanya diberikan 1 tahun dan dapat diperpanjang. Sedangkan, perusahaan yang menggunakan kantor nyata, izin TDP diberikan untuk jangka waktu hingga 5 tahun.
• Kurangnya interaksi antara karyawan dan pemilik usaha. Karena seluruh kegiatan bisnis dilakukan secara remote. Interaksi hanya bisa dilakukan melalui telepon, chat, atau video conference call.
• Kesulitan ketika ada klien atau pemerintah yang ingin mengadakan survei tempat usaha.

Aturan Penggunaan Virtual Office

Untuk wilayah DKI Jakarta, pelaku usaha yang akan menggunakan jasa virtual office wajib memenuhi syarat-syarat tertentu sesuai dengan Surat Edaran Badan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Provinsi DKI Jakarta Nomor 06/SE/2016 Tahun 2016 tentang Penerbitan Surat Keterangan Domisili dan Izin-Izin Lanjutannya Bagi Pengguna Virtual Office.

Sehingga, meski penggunaan virtual office dapat menghapus kendala domisili usaha bagi perusahaan startup. Namun ada beberapa aturan yang harus Anda taati jika memutuskan untuk menggunakan jasa tersebut:

1. Pastikan Telah Memenuhi Syarat

Surat Keterangan Domisili Perusahaan dan izin usaha lanjutan hanya akan diberikan kepada pengguna virtual office yang merupakan:

1. Badan usaha yang telah memiliki kantor atau lokasi usaha yang sesuai zonasi dan harus dibuktikan dengan dokumen sah seperti SKDBU atau Izin Usaha yang mencantumkan lokasi kantor atau lokasi aktivitas usaha; atau
2. Badan usaha perorangan yang beraktivitas di rumah tinggal atau non-permanen (seperti co-working space atau ruang publik yang tidak menetap) memenuhi kriteria seperti:
   1. Tidak mengubah fungsi rumah tinggal;
   2. Tidak menggunakan bahu jalan sebagai lahan parkir maupun tempat usaha;
   3. Tidak menimbulkan polusi air, udara, atau suara melebihi skala rumah tangga;
   4. Tidak menggunakan peralatan atau mesin yang otomatis dalam proses produksi;
   5. Tidak mengganggu ketertiban lingkungan.

Untuk mendapatkan izin usaha lanjutan, maka perusahaan wajib melampirkan dokumen resmi atas nama 2 penanggung jawab yaitu 2 anggota direksi, berupa:

• KTP (salah satu direksi wajib memiliki KTP DKI Jakarta);
• Kartu Keluarga;
• NPWP Perorangan;
• Data rekening dan surat rekomendasi dari Bank;
• Surat Pernyataan bermaterai yang menyatakan kesanggupan memenuhi kriteria di atas.

Sedangkan, bagi perusahaan perorangan, dokumen resmi tersebut cukup diwakili oleh pemilik usaha dan satu penjamin.

2. Alamat Virtual Office

Pastikan juga untuk mencantumkan alamat virtual office beserta alamat kegiatan nyata perusahaan, baik di kantor atau rumah tinggal pada Surat Keterangan Domisili dan izin lanjutan.

3. Amati Masa Berlaku

Surat Keterangan Domisili penggunaan virtual office berlaku sesuai masa jangka waktu sewanya, paling lama 1 tahun dan dapat diperpanjang sesuai ketentuan berlaku. Sedangkan masa berlaku izin usaha lanjutan adalah 1 tahun dan bisa diperpanjang sesuai ketentuan.

Namun, khusus di wilayah DKI Jakarta, berdasarkan SK DPMPTSP 25/2019, pemerintah telah menutup pelayanan non perizinan Surat Keterangan Domisili Perusahaan dan Surat Keterangan Domisili Usaha sebagai bentuk penyederhanaan prosedur persyaratan memulai usaha. Sehingga, surat domisili hanya perlu dibuktikan dengan Nomor Induk Berusaha (NIB).

Itulah beberapa hal mengenai virtual office yang perlu Anda pahami sebelum menggunakan jasa sewanya. Dengan adanya virtual office ini, Anda bisa lebih mudah mendapatkan kepercayaan pelanggan sehingga nantinya membuat bisnis Anda lebih kredibel.

Bagi Anda yang masih bingung mengenai virtual office, Anda bisa melakukan konsultasi lebih dalam dengan tim profesional dari LIBERA.id. Dengan layanan dari LIBERA, Anda juga bisa mengurus segala jenis perizinan bisnis dan pembuatan kontrak bisnis dengan lebih mudah, cepat, dan aman. Jadi, percayakan segala macam permasalahan hukum bisnis Anda bersmaa LIBERA.id, dan fokus kembangkan bisnis Anda bersama Libera.