Tata Cara Menyusun Peraturan Perusahaan dengan Tepat

Setiap perusahaan pasti memiliki aturannya sendiri. Peraturan perusahaan ini dibuat dengan alasan sendiri, tentunya untuk mendisiplinkan karyawan hingga membantu mencapai target perusahaan. Oleh karena itu, peraturan perusahaan tidak bisa dibuat dengan sembarangan. Ada beberapa langkah yang perlu dilakukan agar aturan ini bisa mencapai target perusahaan dan sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Agar Anda  bisa membuat aturan dengan tepat, berikut beberapa cara menyusun peraturan dengan yang bisa Anda lakukan.

Dasar Hukum Peraturan Perusahaan

Menurut Pasal 1 angka 20, UU Ketenagakerjaan Tahun 2003, peraturan perusahaan adalah peraturan yang ditulis oleh pengusaha yang didalamnya berisi syarat kerja dan juga tata tertib perusahaan.

Peraturan ini wajib dibuat ketika perusahaan telah memiliki lebih dari 10 karyawan dan mulai berlaku secara sah sejak disahkan oleh Menteri Ketenagakerjaan atau pejabat yang ditunjuk. Namun, hal ini tidak berlaku untuk perusahaan yang sudah membuat surat perjanjian kerja bersama. Peraturan dapat digunakan secara sah ketika sudah lebih dari 30 hari sejak diberikannya pengesahan.

Kapan Peraturan Perusahaan Perlu Dibuat?

Berdasarkan Pasal 2 Ayat 1 Permenaker 28/2014, aturan perusahaan wajib dibuat setelah perusahaan memiliki jumlah karyawan setidaknya 10 orang. Selain itu,  pembuatan atuuran perusahaan dibuat sebagai pedoman kerja setiap pihak yang terlibat dalam perusahaan untuk menciptakan lingkungan kerja yang harmonis.

Tata Cara Membuat Peraturan Perusahaan

Perlu diketahui bahwa membuat aturan perusahaan tidak bisa dilakukan dengan sembarangan. Ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan ketika membuat aturan tersebut. Di bawah ini adalah beberapa tata cara pembuatan aturan perusahaan yang perlu diperhatikan.

1. Mempelajari UU ketenagakerjaan yang berlaku

Peraturan perusahaan tidak bisa asal dibuat, melainkan perlu disusun sesuai Undang-Undang, khususnya UU Ketenagakerjaan. Untuk mempelajari UU tersebut, perusahaan bisa membentuk tim khusus yang berisi orang-orang yang paham mengenai UU ketenagakerjaan. Nantinya, tim tersebut akan mempelajari seperti apa UU Ketenagakerjaan yang berlaku, kemudian mengimplementasikannya ke dalam aturan perusahaan yang akan dibuat.

2. Melakukan pengkajian terhadap peraturan perusahaan sebelumnya

Jika sebelumnya perusahaan pernah membuat aturan, maka sebelum membuat aturan baru, Anda perlu mengkaji ulang aturan yang sudah berlaku. Sebab, bisa jadi di dalam aturan lama terdapat beberapa poin peraturan yang dapat diterapkan kembali di aturan yang baru.

Salah satu hal yang perlu dikaji dalam aturan yang sudah ada adalah efektivitas penerapan aturan tersebut. Kajilah sejauh mana aturan tersebut dijalankan di masa lalu, apakah efektif atau sebaliknya. Pelajarilah faktor-faktor kenapa aturan tersebut bisa efektif atau tidak saat dijalankan. Hasil kajian tersebut itulah yang dapat menjadi bahan pertimbangan saat membuat peraturan baru nanti.

3. Memperkirakan konsekuensi peraturan

Setiap aturan pasti mengandung konsekuensi di dalamnya, termasuk peraturan perusahaan. Oleh karena itu, sebelum membuat peraturan, cobalah perkirakan apa saja konsekuensinya jika aturan tersebut diterapkan, baik konsekuensi positif maupun negatif.

Jika konsekuensi yang muncul adalah positif, maka aturan tersebut bisa diimplementasikan. Sebaliknya, jika konsekuensi negatif diperkirakan banyak bermunculan, maka cobalah rombak kembali peraturan tersebut agar tidak menimbulkan konsekuensi negatif.

4. Memahami hak dan kewajiban karyawan & perusahaan

Peraturan perusahaan harus berisi tentang hak dan kewajiban karyawan dan perusahaan itu sendiri. Hak dan kewajiban kedua belah pihak harus dipahami oleh kedua pihak tersebut untuk mengurangi konflik, baik saat peraturan perusahaan dibuat atau saat peraturan perusahaan sedang diterapkan.

5. Menentukan masa berlakunya peraturan perusahaan

Masa berlaku peraturan perusahaan perlu ditentukan agar  perusahaan tahu sampai kapan peraturan tersebut diberlakukan, serta kapan waktunya harus diperbarui. Idealnya, aturan ini harus dijalankan selama 2 tahun atau lebih, tergantung kebijakan perusahaan.

Setelah masa berlaku habis, maka perusahaan perlu melakukan pembaruan peraturan dengan melibatkan serikat pekerja. Hal ini dilakukan agar peraturan yang telah diperbarui sesuai dengan hak dan kesanggupan karyawan. Pastikan juga, peraturan ini perlu diketahui Departemen Ketenagakerjaan.

Baca Juga: Peraturan e-Commerce Disahkan, Apa Anda Termasuk Pihak yang Wajib Mengikuti Peraturan Ini?

6. Memperhatikan redaksional yang digunakan

Ada sejumlah aspek redaksional yang perlu diperhatikan ketika menulis aturan seperti pemilihan kata/kalimat, serta bahasa. Pastikan, kata/kalimat yang digunakan dalam aturan perusahaan dapat dipahami oleh perusahaan maupun karyawan.

Hindari juga bahasa ambigu atau terlalu banyak majas untuk menghindari makna ganda sekaligus salah tafsir dari tiap elemen perusahaan. Karena aturan perusahaan bersifat baku, maka hindarilah penggunaan bahasa gaul atau nonformal, dan gunakan bahasa Indonesia baku sesuai kaidah bahasa yang berlaku.

7. Menyusun draft peraturan

Draft aturan perusahaan yang dibuat harus berisi poin penting mengenai aturan yang berlaku. Jika sudah selesai, cobalah berikan draft tersebut ke perwakilan karyawan atau serikat pekerja untuk dipelajari.

Setelah itu, berikan mereka kesempatan untuk memberi saran terkait draft tersebut. Di mana, saran tersebut perlu disampaikan ke perusahaan maksimal 14 hari setelah draft diserahkan kepada perwakilan perusahaan.

8. Menyerahkan draft ke menteri ketenagakerjaan untuk disetujui

Jika saran tersebut telah diberikan perwakilan perusahaan, maka cobalah perbaiki draft tersebut sesuai saran dari karyawan. Dengan begitu, draft aturan bisa sesuai saran karyawan. Jika sudah diperbarui, serahkan draft tersebut ke Menteri Ketenagakerjaan untuk disetujui.

Jika sampai 14 hari perwakilan karyawan tidak memberi saran, maka perusahaan bisa menyerahkan draft peraturan tersebut ke Dinas Ketenagakerjaan dan sertakan keterangan yang menjelaskan bahwa pihak karyawan atau serikat pekerja tidak kunjung memberi saran untuk draft tersebut.

Syarat yang Perlu Dipenuhi Saat Menyerahkan Draft Peraturan Perusahaan

Sebelum memberikan draft aturan perusahaan ke Menteri Ketenagakerjaan, ada sejumlah syarat yang perlu dipenuhi yaitu:

• Draft aturan perusahaan diserahkan rangkap 3 dan telah ditandatangani pimpinan perusahaan.
• Menyerahkan bukti bahwa penyusunan draft tersebut telah meminta saran kepada pihak karyawan atau serikat kerja, terlepas dari mereka memberi saran atau tidak.
• Menyertakan permohonan tertulis yang berisi keterangan seputar perusahaan.

Draft yang telah diserahkan dengan syarat tersebut akan dipelajari pihak kementerian terkait. Jika draft disetujui, maka pihak Kementerian akan menerbitkan Surat Keputusan selambat-lambatnya 30 hari setelah draft dikirim.

Jika belum memenuhi kriteria, kementerian akan mengembalikan draft tersebut seminggu setelah draft dikirim. Biasanya, draft yang ditolak akan berisi catatan mengenai bagian mana saja yang perlu direvisi.

Itulah beberapa hal mengenai aturan perusahaan dan tata cara penyusunan aturan perusahaan. Bagi Anda yang masih kesulitan dalam membuat peraturan perusahaan, Anda dapat melakukan konsultasi dengan tim hukum bisnis profesional dari LIBERA.id.

Selain melakukan konsultasi hukum bisnis, LIBERA.id juga membantu Anda menyusun peraturan sesuai aturan UU Ketenagakerjaan terbaru dan UU lain yang terkait dengan bisnis. Jadi tunggu apalagi? Manfaatkan layanan hukum bisnis tepercaya dari LIBERA.id.