Bisnis

Waspada Fraud Karyawan Terjadi, Ini Penyebab & Cara Atasinya!

Mengelola Sumber Daya Manusia atau SDM tentu bukan hal yang mudah dan menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan. Apalagi jika terjadi potensi fraud atau kecurangan karyawan yang mungkin sedang mengintau bisnis. Namun apa saja fraud karyawan yang sering terjadi dalam perusahaan dan bagaimana cara mengatasinya?

Apa Itu Fraud atau Kecurangan Karyawan?

Dilansir dari Britannica, fraud adalah penipuan atau kejahatan yang dilakukan untuk memperoleh uang dengan cara memalsukan dan meniru identitas. Kecurangan ini biasanya dilakukan dengan sengaja untuk memberikan keuntungan kepada pelaku. Kasus fraud karyawan umumnya sering ditemukan dalam pelaporan keuangan. Jika tidak diawasi dengan benar, uang perusahaan bisa habis tanpa menghasilkan keuntungan.

Biasanya fraud karyawan ini bisa disebabkan karena tidak adanya sistem backup untuk mencegah terjadinya kecurangan, sistem manajemen yang belum kuat, tidak adanya pengadaan karyawan yang bertugas khusus dalam monitoring secara penuh tanpa beban tanggung jawab yang lain.

Penyebab Terjadinya Fraud

Potensi fraud dalam perusahaan bisa terjadi kapan saja selama ada kesempatan. Dorongan seorang karyawan melakukan fraud dikenal dengan istilah fraud triangle atau segitiga kecurangan yang menggambarkan tiga kondisi penyebab fraud atau kecurangan dalam bisnis atau perusahaan. Apa saja segitiga yang menjadi penyebab fraud karyawan?

1. Tekanan (pressure)

Tekanan dapat mendorong karyawan melakukan kecurangan, baik tekanan dari internal maupun eksternal. Contoh tekanan internal yang terjadi seperti beban kerja yang terlalu tinggi untuk mencapai target perusahaan. Sedangkan tekanan dari luar adalah beban utang, gaya hidup yang tinggi, dan keterlibatan dalam perilaku terlarang seperti narkoba, judi, dan sebagainya.

2. Peluang (opportunity)

Fraud terjadi karena adanya kesempatan yang biasanya disebabkan oleh lemahnya kontrol perusahaan, penerapan SOP yang tidak optimal, adanya karyawan yang multi-job, hingga tidak kondusifnya situasi kerja.

3. Pembenaran (rationalize)

Rasionalisasi adalah sistem nilai dan karakter yang digunakan untuk mencari pembenaran atas perbuatann kecurangan itu sendiri. Misalnya pelaku menganggap aset perusahaan yang dicuri hanya dipinjam, tujuan tindakannya baik demi kebahagiaan keluarga, hingga anggapan bahwa perbuatannya tidak menyakiti orang lain karena dilakukan bersama-sama.

Jenis-Jenis Fraud yang Sering Terjadi Dalam Perusahaan

Apa saja jenis fraud karyawan yang sering terjadi di dalam perusahaan? Berikut kelima jenis fraud yang paling umum terjadi. 

1. Penyalahgunaan aset

Kecurangan terhadap aset perusahaan adalah tindakan ilegal, baik yang berhubungan dengan uang ataupun non tunai seperti penggunaan fasilitas perusahaan untuk kepentingan pribadi. Misalnya menggunakan laptop kantor lebih diprioritaskan untuk mengerjakan side job dibandingkan pekerjaan utama.

2. Korupsi

Kasus korupsi juga sering terjadi di dalam perusahaan. Korupsi sendiri bisa dalam bentuk kolusi, nepotisme, suap dan gratifikasi.

3. Pencurian data

Fraud ini dilakukan dengan cara mengambil data penting perusahaan yang berisi pembukuan keuangan dan catatan operasional untuk kepentingan pelaku.

Baca Juga: Pentingnya Menambahkan Klausul Kerahasiaan Dalam Perjanjian Kerja

4. Kecurangan laporan keuangan

Kecurangan ini dilakukan dengan merekayasa penyajian laporan untuk menutupi kondisi keuangan perusahaan yang tidak sesuai ketetapan skala prioritas laporan keuangan, serta pemalsuan nota belanja.

5. Kecurangan terkait disiplin dan etika kerja

Kecurangan ini sekilas terlihat sederhana namun bisa berdampak besar terhadap produktivitas perusahaan. Misalnya, penyalahgunaan waktu kerja dengan korupsi waktu hingga menjual informasi dan strategi penting perusahaan.

Cara Mengatasi Fraud Karyawan

Jika fraud karyawan terjadi, maka perusahaan perlu segera mengatasinya untuk terhindar dari kerugian yang lebih besar dan menyebabkan kegagalan atau kebangkrutan bisnis. Berikut ini beberapa cara mengatasi fraud karyawan yang bisa dilakukan perusahaan.

1. Memperketat pelaksanaan SOP 

Agar terhindar dari fraud karyawan, perusahaan perlu memperketat pelaksanaan SOP melalui reward dan punishment. Cobalah dorong karyawan untuk bekerja sesuai standar kualitas yang ditetapkan. Kemudian berikan hukuman untuk memberi efek jera bagi pelaku kecurangan, agar nantinya dapat mencegah timbulnya niat untuk mencoba-coba curang.

2. Melakukan audit internal secara teratur

Audit internal perlu dilakukan secara teratur untuk menjaga bisnis dari kemungkinan penipuan dan penyalahgunaan keuangan. Perusahaan dapat memberikan pelatihan untuk peningkatan kompetensi internal auditor. Hal ini karena tim auditor bukan hanya mencegah kecurangan namun memberi solusi atas permasalahan tersebut.

3. Menciptakan kultur yang baik

Memperbaiki kultur di perusahaan merupakan treatment untuk menyamakan visi misi perusahaan dengan karyawan. Budaya anti fraud dapat dibangun dengan memberikan penyuluhan dan penerapan aturan yang ketat, sehingga karyawan dapat memahami tanggung jawabnya dan tidak berani melakukan kecurangan.

4. Buat perjanjian kerja dan NDA jika diperlukan

Agar terhindar dari fraud karyawan, perusahaan perlu membuat perjanjian kerja karyawan secara detail. Perusahaan berhak membuat isi perjanjian dan menentukan bentuknya, selama isi perjanjian tidak melanggar syarat sah perjanjian.

Dengan adanya perjanjian, perusahaan bisa mengurangi risiko terjadinya masalah di kemudian hari antara perusahaan dan karyawan. Selain itu, untuk mencegah terjadinya fraud, perusahaan juga bisa meminta karyawan untuk menandatangani NDA (Non-Disclosure Agreement) atau sering disebut perjanjian kerahasiaan. Dengan dilakukannya penandatanganan NDA, maka karyawan yang melakukan membocorkan informasi yang berkaitan dengan rahasia dagang, makapelaku bisa dikenakan pidana penjara maksimal 2 tahun dan/atau denda maksimal Rp300 juta.

Baca Juga: Mengenal Non-Disclosure Agreement (NDA) & Sanksi Tidak Menandatanganinya 

Itulah beberapa penyebab, jenis, dan cara mengatasi fraud karyawan yang perlu Anda ketahui. Jika ada informasi yang belum jelas atau ingin berkonsultasi dengan lebih rinci, Anda bisa melakukannya secara gratis bersama tim hukum dari LIBERA.id.

Selain konsultasi hukum, LIBERA juga dapat membantu Anda menyajikan perjanjian kerja ataupun NDA untuk terhindar dari risiko fraud karyawan. Pasalnya, tim LIBERA akan membantu Anda membuat perjanjian sesuai dengan kebutuhan dan juga aturan yang berlaku. Jadi tunggu apalagi? Yuk konsultasikan bisnis Anda dan buat perjanjian bisnis bersama LIBERA.id.

Related Posts

Mau Menggunakan Jasa Virtual Office? Pahami Dulu Ketentuan & Aturannya!

Di era modern seperti sekarang memiliki alamat kantor di pusat kota bukanlah hal yang sulit dan mustahil. Bisnis yang baru merintis dan memiliki modal kecil pun bisa memiliki alamat kantor di pusat kota, yaitu dengan menggunakan jasa virtual office. Namun sebelum menggunakannya, pastikan Anda memahami terlebih dulu apa itu sebenarnya virtual office?

Apa itu Virtual Office?

Virtual office atau kantor virtual merupakan jenis kantor sewa non-fisik yang alamatnya dapat digunakan sebagai legal bisnis untuk mendapatkan berbagai fasilitas kantor. Umumnya, kantor jenis ini digunakan bersama oleh beberapa perusahaan. Meski bentuknya virtual, alamat kantor ini tetap resmi dan mendapatkan izin yang dapat digunakan sebagai keperluan surat menyurat dan dikelola oleh resepsionis asli secara profesional.

Namun, tidak semua jenis usaha diperbolehkan menggunakan jasa virtual office. Misalnya saja bisnis jasa pariwisata, e-commerce, konstruksi, properti, event organizer, dan usaha transportasi. Di mana, menurut peraturan yang berlaku, beberapa usaha tersebut harus mencantumkan alamat dan lokasi kantor yang jelas.

Baca Juga: Mau Menggunakan Virtual Office? Cek Dulu, Apakah Jenis Usaha Anda Diperbolehkan atau Dilarang!

Kelebihan & Kekurangan Jasa Virtual Office

Penggunaan jenis kantor ini semakin populer, terutama bagi perusahaan startup atau UMKM yang baru ingin memulai mengembangkan usahanya. Nah, sebelum Anda memilih virtual office, di bawah ini adalah kelebihan dan kekurangan jasa virtual office.

1. Kelebihan

  • Biaya sewa lebih terjangkau karena tidak membutuhkan ruang kantor yang luas namun tetap mendapatkan fungsi-fungsi utama dari suatu kantor.
  • Karyawan bekerja lebih fleksibel dan tidak harus datang ke kantor.
  • Branding usaha tetap optimal karena alamat kantor dikelola tim profesional.
  • Tidak butuh biaya perlengkapan dan peralatan kantor seperti meja, kursi, rak, dan sebagainya.

2. Kekurangan

  • Izin usaha diberikan secara terbatas, misalnya TDP virtual office hanya diberikan 1 tahun dan dapat diperpanjang. Sedangkan, perusahaan yang menggunakan kantor nyata, izin TDP diberikan untuk jangka waktu hingga 5 tahun.
  • Kurangnya interaksi antara karyawan dan pemilik usaha. Karena seluruh kegiatan bisnis dilakukan secara remote. Interaksi hanya bisa dilakukan melalui telepon, chat, atau video conference call.
  • Kesulitan ketika ada klien atau pemerintah yang ingin mengadakan survei tempat usaha.

Aturan Penggunaan Virtual Office

Untuk wilayah DKI Jakarta, pelaku usaha yang akan menggunakan jasa virtual office wajib memenuhi syarat-syarat tertentu sesuai dengan Surat Edaran Badan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Provinsi DKI Jakarta Nomor 06/SE/2016 Tahun 2016 tentang Penerbitan Surat Keterangan Domisili dan Izin-Izin Lanjutannya Bagi Pengguna Virtual Office.

Sehingga, meski penggunaan virtual office dapat menghapus kendala domisili usaha bagi perusahaan startup. Namun ada beberapa aturan yang harus Anda taati jika memutuskan untuk menggunakan jasa tersebut:

1. Pastikan Telah Memenuhi Syarat

Surat Keterangan Domisili Perusahaan dan izin usaha lanjutan hanya akan diberikan kepada pengguna virtual office yang merupakan:

  1. Badan usaha yang telah memiliki kantor atau lokasi usaha yang sesuai zonasi dan harus dibuktikan dengan dokumen sah seperti SKDBU atau Izin Usaha yang mencantumkan lokasi kantor atau lokasi aktivitas usaha; atau
  2. Badan usaha perorangan yang beraktivitas di rumah tinggal atau non-permanen (seperti co-working space atau ruang publik yang tidak menetap) memenuhi kriteria seperti:
    1. Tidak mengubah fungsi rumah tinggal;
    2. Tidak menggunakan bahu jalan sebagai lahan parkir maupun tempat usaha;
    3. Tidak menimbulkan polusi air, udara, atau suara melebihi skala rumah tangga;
    4. Tidak menggunakan peralatan atau mesin yang otomatis dalam proses produksi;
    5. Tidak mengganggu ketertiban lingkungan.

Untuk mendapatkan izin usaha lanjutan, maka perusahaan wajib melampirkan dokumen resmi atas nama 2 penanggung jawab yaitu 2 anggota direksi, berupa:

  • KTP (salah satu direksi wajib memiliki KTP DKI Jakarta);
  • Kartu Keluarga;
  • NPWP Perorangan;
  • Data rekening dan surat rekomendasi dari Bank;
  • Surat Pernyataan bermaterai yang menyatakan kesanggupan memenuhi kriteria di atas.

Sedangkan, bagi perusahaan perorangan, dokumen resmi tersebut cukup diwakili oleh pemilik usaha dan satu penjamin.

2. Alamat Virtual Office

Pastikan juga untuk mencantumkan alamat virtual office beserta alamat kegiatan nyata perusahaan, baik di kantor atau rumah tinggal pada Surat Keterangan Domisili dan izin lanjutan.

3. Amati Masa Berlaku

Surat Keterangan Domisili penggunaan virtual office berlaku sesuai masa jangka waktu sewanya, paling lama 1 tahun dan dapat diperpanjang sesuai ketentuan berlaku. Sedangkan masa berlaku izin usaha lanjutan adalah 1 tahun dan bisa diperpanjang sesuai ketentuan.

Namun, khusus di wilayah DKI Jakarta, berdasarkan SK DPMPTSP 25/2019, pemerintah telah menutup pelayanan non perizinan Surat Keterangan Domisili Perusahaan dan Surat Keterangan Domisili Usaha sebagai bentuk penyederhanaan prosedur persyaratan memulai usaha. Sehingga, surat domisili hanya perlu dibuktikan dengan Nomor Induk Berusaha (NIB).

Itulah beberapa hal mengenai virtual office yang perlu Anda pahami sebelum menggunakan jasa sewanya. Dengan adanya virtual office ini, Anda bisa lebih mudah mendapatkan kepercayaan pelanggan sehingga nantinya membuat bisnis Anda lebih kredibel.

Bagi Anda yang masih bingung mengenai virtual office, Anda bisa melakukan konsultasi lebih dalam dengan tim profesional dari LIBERA.id. Dengan layanan dari LIBERA, Anda juga bisa mengurus segala jenis perizinan bisnis dan pembuatan kontrak bisnis dengan lebih mudah, cepat, dan aman. Jadi, percayakan segala macam permasalahan hukum bisnis Anda bersmaa LIBERA.id, dan fokus kembangkan bisnis Anda bersama Libera.

Membuat Kontrak Bahasa Inggris? Apakah Tetap Sah di Hukum Indonesia?

Tidak menutup kemungkinan bisnis Anda bisa berkembang hingga ke pasar internasional, atau mungkin saja bisnis Anda mendapatkan investor asing. Ini adalah salah satu pencapaian yang diinginkan oleh banyak pengusaha Indonesia, baik melakukan kerja sama bisnis dengan pihak asing untuk ekspansi di luar negeri atau atau mendapat pendanaan dari investor. Tentunya transaksi ini akan melibatkan pihak asing sehingga proses negosiasi dan kontrak yang dibuat pun akan dibuat dalam bahasa Inggris sebagai bahasa internasional yang diakui. Namun, bagaimana dengan ketentuan dan keabsahan kontrak bahasa Inggris menurut hukum Indonesia? Di artikel ini, LIBERA akan menjelaskan beberapa fakta terkait kontrak bahasa Inggris.

Read more

Categories

Recent Posts